깔끔한 제안서를 만드는 실용적인 팁 10가지

깔끔한 제안서를 만드는 실용적인 팁 10가지

이번 제안 프레젠테이션 프로젝트를 진행하면서 소소하게 얘기해주고 싶은 팁들이 많이 나와 소개하고 넘어간다.

이번 프레젠테이션은 주최 측이 제안서의 목차와 분량을 RFP에 미리 정해놓았다. 준비 초기에 난 제안서와 프레젠테이션 문서를 따로 만들기로 결정했다. 주최 측의 목차는 논리적으로 조각이 나 있고 우리가 짜 넣을 스토리구조에 맞지 않는다고 판단하였기 때문이다.

1. 클립아트 스타일

주요 등장인물들(가령 ‘고객’과 같은)을 어떻게 표현할까 고민하였다. 사진, 일러스트, 아이콘, 도형이 쓰일 수 있는데 각기 장단점이 있다.

◦ 사진은 강렬하다. 보다시피 표정이 있고 인종, 나이와 성별을 대략 짐작할 수 있으며 행색으로 미루어 이 사람의 사회적 위치까지 짐작할 수 있기 때문에 정말 정확하게 사진이 사용된다면 그 효과는 크다. 그러나 그만큼 오해의 소지도 크다는 점을 간과하지 말라. 난 처음에 프레젠테이션에선 사진을 사용하려 했으나 여러 가지 오해의 소지가 있어 모델도 바꾸어봤지만 결국 포기했다.

◦ 일러스트나 그림은 그 다음 대안이다. 일러스트는 표현이 약간 애매하다. 그래서 좋기도 하다. 나는 ‘한국 사람’이 필요했는데 내가 원하는 표정을 다양하게 가진 사진은 구하기 어려웠다. 일러스트는 인종도 약간 모호하고 표정이나 행색을 약간 감출 수 있다.

◦ 그 다음 대안은 아이콘이다. 아이콘이나 실루엣은 건조하다. 사람이라는 정도와 성별, 직업 정도만 나타낼 수 있기에 아이콘에 느낌을 담아 표현하긴 힘들지만 오해의 소지도 적다.

◦ 마지막으로는 도형이 있다. 동그라미를 그려놓고 고객이라 써넣으면 그 동그라미가 고객이 된다. 건조하게 개념만 표현하는 정도라면 이도 나쁘지 않다.

난 이 셋을 모두 사용했다. 통일감을 위해서는 금기사항이겠지만 아이콘을 주로 사용하면서 양념으로 느낌이 필요한 단 한자리에 사진을 넣었고 표정이 필요한 곳에 일러스트를 사용했다.

2.컨셉 다이어그램

이건 고객을 돈으로 보고 마구 밀어붙인다는 컨셉의 그림이다. 기본적으로 문서 전반에 걸쳐 고객은 왼쪽에, 우리는 오른쪽에 표현을 했다.

프로세스는 왼쪽부터 오른쪽으로 넘어오지만, 고객이 느끼는 감정을 중심으로 설명하기에 왼쪽의 결과를 먼저 보고 그 원인을 오른쪽으로 가면서 규명하도록 되어있다. 남색을 기본으로 했지만 페이지마다 한 두 군데씩 가장 필요한 곳에 눈에 띄는 컬러로 표시를해서 주목을 유도했다.

3. 발표, 한 장이 아니라 전체

금요일 밤에 정식으로 슬라이드를 띄워놓고 발표자가 리허설을 했다. 흡인력이 약간 부족한 데다 시간은 2분 오버. 스크립트와 슬라이드 내용에 강박을 가지면 느낌도 죽고 시간도 늘어진다고 조언했다. 그리고 주말 동안에 이렇게 혼자 연습해보라 추가로 얘기했다.

◦ 슬라이드 전체를 보면서 연습할 것. 흐름을 탈 수 있다.

◦ 그다음은 슬라이드 없이 할 것

◦ 의식적으로 다음슬라이드 내용을 이전 슬라이드 설명 말미에 언급하기 시작하면서 넘어갈 것. 맥락이 이어진다는 느낌을 받게 되므로.

그러면서 나도 두 번 정도 시범을 보였다. 전체적인 흐름이 머리속에 생기면 스크립트가 없어도 되고, 더 짧게나 더 길게도 할 수 있을 것이라 말했다. 아마 주말 동안에 적응할 수 있을 듯.

4. 프레젠테이션 오디션

중요한 프레젠테이션을 앞두고 거기에 등장할 주요 인물들 오디션(?)을 진행하곤 한다. 상황에 따라 표정이 적절한가, 그 무대에 어울릴만한 얼굴인가 등등의 요소를 크게 확대해 놓고 살펴본다.

저 친구는 ‘젊은 고객’이라는 조연을 맡을 예정인데 보통-분노-포기-‘맘대로 해라’라는 이미지를 표정으로 전달할 예정이었다. 저 4개의 표정이 상황 변화에 따라 다른 슬라이드에서 나타나게 된다. 슬라이드 내에 삽입할 클립 정도로 저렇게까지 해야 하나 싶겠지만, 그 미세한 차이의 누적이 결국 큰 차이를 만들어낸다. 어떤 원리를 설명하는 장면인데 청중의 충분한 감정이입을 이끌어야 하기 때문이었다.

결과적으로는 우리나라 사람이 아니라서, 사진은 오해를 준다는 점에서 탈락했다. 프레젠테이션도 원래 짙은 배경에서 할까 생각했지만 중반 이후 흰 바탕으로 바뀌었다.

그러나 여기서 생각해볼 만한 시사점이 몇 개 있다. 기본적으로 프레젠테이션에 캐릭터가 등장하면 그는 항상 같은 표정을 짓고 있으면 곤란하다. 그래서 난 인물사진을 찾을 땐 언제나 ‘세트’로 찾는다. 셔터스톡이나 기타 유료사이트엔 이러한 인물들이 꽤 있지만, 상황에 딱 들어맞는 인물은 언제나 찾기 힘들다.

5. 와이어프레임

이 슬라이드를 잘 보면 배경에 기준선 같은 것이 그려져 있다. 목적은 당연히 내용을 정확히 그 틀 안에 넣고 싶어서다. 파워포인트나 키노트는 그를 위해 ‘안내선’ 기능이 있지만 나는 작업에 방해되어 이 방법을 쓴다.

만드는 방법은 간단하다. 마스터 슬라이드를 만들 때 기준선이 들어가 있는 마스터와 그렇지 않은 마스터 두 개를 만들어 작성 중엔 기준선에 따라 하고 작업이 끝나면 일괄적으로 기준선 없는 마스터로 대치해버린다. 공사장을 지나던 중 ‘비계’를 보고 이에 대한 힌트를 얻었다.

6. 1마디 레이아웃, 단색, 단일 폰트

이 슬라이드는 프린트를 위한 슬라이드다. 경쟁사들이 지난 수년간 화려한 색상의 슬라이드를 가지고 나온다는 것으로 파악하고 역으로 단색으로 갔다. 이유 없이 울긋불긋한 것보다 단색이 더 품위 있어 보일 거라는 생각에서다. 폰트도 나눔고딕 한가지다. (물론 표지, PT용 슬라이드 헤드라인에만 서울한강체를 사용했다)

이 슬라이드는 맥락과 논리가 있는 장표가 아니라서 모든 슬라이드를 1마디, 2브럭 레이아웃으로 통일했다. 왼쪽엔 다이어그램, 표, 차트가 나오며 오른쪽 텍스트 단락들은 그에 대한 부연설명이 들어있다. 부연설명은 복잡하지 않으므로 레벨 없이 단순나열했다. 폰트의 크기도 24, 20, 16, 14 4가지를 주로 사용했으며, 각주와 그림 일부에서 12포인트가 쓰인다. 폰트 크기는 심사위원들의 연령대가 주로 50대일 거라는 가정하에 설명 텍스트를 14포인트로 키웠다.

7. 여러 가지 개념도

비슷한 룩앤필을 유지하기 위해 노력했다. 왼쪽 아래의 다이어그램만 일러스트가 등장하며 조금 이질적인데, 일러스트가 등장하는 다이어그램은 대부분 기본구도, 미션 등 좀 더 이상적인 개념이나 확정된 부분에만 들어간다. 모든 실루엣은 셔터스톡에서 찾아 일러스트레이터에서 색상을 모두 맞췄다. 일러스트만 원컬러 그대로 갔다.

8. 등장인물들

사실상 여기서 등장인물은 7명 정도다. 나머지는 같은 사람이 다른 동작을 하고 있는 것이다. 맨 윗줄에 있는 실루엣들이 주연급이라 보면 된다.

9. 도형과 컬러

문서에 등장하는 주요 도형과 컬러다. 단순함을 유지하려고 했고, 가장 기본적인 도형과 선을 사용하려고 했다. 라인은 프린트를 고려하여 1pt로 했다. 화면에서 보기에 1pt는 너무 얇아 보이지만 프린트를 해놓으면 가장 보기 좋다.

이건 폰트에 있어서도 마찬가지다. 제안서를 쓰는 대다수가 습관적으로 볼드체를 쓰는데, 거의 모든 텍스트가 볼드체면 진짜 중요한 내용은 가라앉게 되며 프린트 시에도 깔끔하지 못하고 오히려 눈이 쉽게 피로해진다.

10. Q&A인덱스

프레젠테이션에선 본 발표 만큼이나 중요한 것이 질의응답. 보통 발표시간만큼 주어진 경우도 많다. 정말 중요한 프레젠테이션이고 발표시간이 짧다면 승부는 Q&A에서 날 수도 있다.

나는 질의응답용 슬라이드를 많이 만드는 편인데, 어차피 모두 발표할 용도가 아니므로 많아져도 상관없다. 그림위의 색상이 칠해진 마지막 슬라이드 다섯개가 QA슬라이드다. 하나의 질문에 하나의 슬라이드를 답변용으로 만든다.

발표자 외 보조자가 있을 경우 지금 나오고 있는 질의를 재빨리 파악해 해당 슬라이드로 이동(슬라이드 번호+엔터키)하고 발표자가 이에 응답한다. 이런 행동은 답변하기도 전에 준비된 느낌을 질문자에게 준다.

만약 예상질의 응답에 없는 질문이 나온다면 보여줘야 할 장표를 미리 정해놓자.

질의응답도 프레젠테이션의 일부라 답변이 늘어지면 안 된다. 되도록이면 발표자가 두서없는 질문이라도 정리해서 ‘이런 질문이셨죠?’라고 확인한 다음(이게 정말 크다) 간단하게 결론을 말하고 그에 대한 이유나 부연설명을 이어간다면 논리적으로 보일 것이다.

Q&A 인덱스는 발표자나 보조자가 출력해서 들고 간다. 여기에 모든 슬라이드를 조그맣게 프린트해놓은 것이 있으면 그것이 지도가 된다. 나는 A4지 기준으로 한 장에 16개씩 슬라이드를 프린트해서 Q&A인덱스와 함께 사용한다.

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출처 - http://www.demitrio.com/?p=11950